Huoneistotietojärjestelmä tulee – näin mahdollistat helpon siirtymän
Huoneistotietojärjestelmän siirtymä häämöttää vuoden 2023 lopussa. Omaan siirtymään kannattaa varautua hyvissä ajoin. Etukäteen suunniteltu prosessi helpottaa manuaalista työtä ja mahdollistaa vaivattoman siirtymän.
Vaikka määräaika ei vielä nurkan takana kolkuttelekaan, liittyy osakasluettelon siirtämiseen paljon työtä. Tähän kuuluu monilla myös manuaalista tietojen keräämistä ja kopioimista eri järjestelmien välillä. Tämä tilanne on edessä esimerkiksi silloin, kun käytössä ei ole minkäänlaista isännöintijärjestelmää tai nykyinen järjestelmä ei palvelua tue.
“Kannattaa ottaa huomioon, että siirtymä täytyy tehdä joka tapauksessa. Aikaa on enää vuosi, mikä menee isännöintitoimistoissa nopeasti. Jos asiakkaana on satoja tai tuhansia taloyhtiöitä, rasti on oikeasti jo aika iso. Nyt onkin korkea aika aloittaa valmistelut”, vinkkaa Maanmittauslaitoksen johtava asiantuntija Markus Tast.
Parhaimmillaan käytössä olevat järjestelmät juttelevat huonetietojärjestelmää ylläpitävän Maanmittauslaitoksen rajapintojen kanssa, jolloin uusien osakkaiden tiedot saa jatkossa haettua ilman manuaalista paperi- tai sähköpostiruljanssia. Vanhojen osakkaiden tietojen kanssa on oltava kuitenkin tarkkana, jotta vältytään vielä siirtymän jälkeiseltä korjailuruljanssilta.
“Yksi yleinen sudenkuoppa liittyy osakkaiden syntymäaikoihin, jotka helposti puuttuvat isännöitsijän rekisteristä. On osakkaan vastuulla ilmoittaa se tieto, mutta tämä jää helposti tekemättä. Näitä tietoja ei kannata lähteä keräämään vasta huoneistotietojärjestelmään siirtyessä, vaan hyvissä ajoin etukäteen”, Tast vinkkaa.
Maanmittauslaitoksen osakeluettelosiirtopalvelusta löytyy osakkaiden
tiedot syntymäaikoineen kaikkineen vuodesta 2019 alkaen, jolloin puuttuvat tiedot voi
löytää myös sitä kautta.
Jos isännöintijärjestelmän vaihtaminen tai sellaisen käyttöönotto on ollut mielessä, kannattaa se hoitaa kuntoon siirtymän yhteydessä. Nykyaikainen isännöintijärjestelmä auttaa tiedon tarkastamisessa ja siirtämisessä huoneistotietojärjestelmään, jolloin siirtoprosessi sujuu merkittävästi nopeammin.
“Eräs 300 taloyhtiön isännöintitoimisto päätti hoitaa oman siirtymänsä noin 30 taloyhtiön kuukausivauhdilla, jolloin työmäärä pysyy ennakoitavana läpi vuoden. Joku taas haluaa siirtää kaiken kerralla. Työkalujen lisäksi kannattaakin kiinnittää huomiota omiin prosesseihin ja resursseihin ja suunnitella oma siirtymä etukäteen sitä kautta”, Tast kertoo.
On myös hyvä muistaa, että huoneistotietojärjestelmään siirtyminen on kertaluontoinen ponnistus – ja se mahdollistaa jatkossa sulavammat digipalvelut. Kun siirtymän tekee kerralla kunnolla, on asia pois päiväjärjestyksestä, eivätkä virheelliset tiedot jää kummittelemaan jälkikäteen.
Näin varmistat, ettei määräaika pääse yllättämään:
Hae taloyhtiön hallituksen päätös osakerekisteriin siirtymisestä hyvissä ajoin valmiiksi. Jotta päätös voidaan tehdä, ei varsinaista siirtymäaikaa vielä tässä vaiheessa tarvitse tietää
1. Tarkasta, että taloyhtiön tiedot ovat kaupparekisterissä ajan tasalla.
2. Myös osakerekisterin tiedot kannattaa tarkistaa ennen kuin niitä lähtee viemään huoneistotietojärjestelmään. Tarkista jokainen yhtiö mahdollisten puutteiden varalta, jotta ehdit huomioida ne hyvissä ajoin.
3. Ainoastaan kaupparekisteriin merkitty vastuuhenkilö on oikeutettu hakemaan ja viemään tietoa huoneistotietorekisteriin. Usein tietoja käsittelee vastuuhenkilön lisäksi esimerkiksi toimistoassistentti, jolle kannattaa antaa tarvittavat valtuudet ajoissa suomi.fi-palvelun kautta.
4. Suunnittele sisäiset prosessit sekä osakasviestintä kuntoon etukäteen. Näin laajassa kokonaisuudessa moni asia unohtuu, jos kokonaisvaltaista suunnittelua ei tule tehneeksi.
Isännöitsijöitä askarruttaa usein Maanmittauslaitoksen huoneistojen omistusoikeuden rekisteröintien käsittelyaika. Tyypillisesti ruuhkaa ei ole, joten rekisteröinti sujuu noin kolmessa päivässä. Ajantasaisen tilanteen voi tarkistaa myös Maanmittauslaitokselta.
HTJ-webinaarit ja artikkelit
Visma Real Estate on järjestänyt Huoneistotietojärjestelmään liittyen webinaareja, joissa käsitellään tulevaa muutosta, sen vaikutusta Real Estaten asiakkaisiin, sekä käytännön ohjeita HTJ:n toiminnoista Hausvisessa ja Tampuurissa.
Katso webinaarien tallenteet:
Näin valmistaudut huoneistotietojärjestelmän tuloon
Hausvise ja Huoneistotietojärjestelmä
Tampuuri ja Huoneistotietojärjestelmä
Huoneistotietojärjestelmän kuulumiset ja hinnoittelu
Lisätietoa Huoneistotietojärjestelmän kuulumisista ja hinnoittelusta voit lukea Eteisestä löytyvästä blogista.
