Pamiksella siirrytään Huoneistotietojärjestelmään rautaisen projektinjohdon ja Hausvisen rajapinnan avulla
Pirkanmaalla tapahtuu, sillä alueella satoja taloyhtiöitä isännöivä Pirkanmaan Ammatti-Isännöinti, eli tuttavallisemmin Pamis, on hyvässä vauhdissa oman Huoneistotietojärjestelmään (HTJ) siirtymisensä kanssa. Vaikka määräaika Maanmittauslaitoksen ylläpitämään rekisteriin siirtymisessä häämöttää jo vuoden 2023 lopussa, Suomen taloyhtiöistä vain alle 18 % on huhtikuuhun mennessä oman siirtymänsä tehnyt.
Vuonna 2020 projektipäällikkönä aloittanut Silja Nousiainen tuli Pamikselle vastaamaan Hausvise-järjestelmän käyttöönotosta. Asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöille laajasti palveluita tarjoava Pamis huolehtii niin hallinnollisesta kuin teknisestäkin isännöinnistä sekä esimerkiksi kirjanpidosta, vuokrauksesta että myynnistä. Kaiken kattavalle järjestelmälle oli siis kysyntää.
“Meillä oli kaksi erillistä järjestelmää ennen Hausviseä. Projektin tiimoilta vastasin sekä datan siirtämisestä että henkilöstön ja sidosryhmien kouluttamisesta, joten järjestelmä on tullut erittäin tutuksi. Pidän Hausviseä joustavana ja helppokäyttöisenä. Nyt Huoneistotietojärjestelmään siirtyessä se on osoittautunut erinomaiseksi työkaluksi”, Nousiainen kertoo.
Vaikka Huoneistotietojärjestelmä on otettu käyttöön jo 2019, löytyy Suomesta vielä runsaasti isännöintitoimistoja, jotka eivät ole omaa siirtymäänsä kohti sähköistä osakekirjarekisteriä aloittaneet.
“Tuntuu, että monella homma on vielä todella vaiheessa, jos ovat ehtineet aloittaakaan. Siitä on ehdottomasti hyötyä, että taloyhtiöiden osakastiedot ovat jatkossa keskitetysti yhdessä paikassa. Samalla siirtymävuosi on varmasti haastava, ja siihen liittyy paljon työtä”, Nousiainen toteaa.
Merkittävästi lisätyötä syntyy esimerkiksi silloin, kun isännöitsijällä ei ole ollut modernia isännöintijärjestelmää käytössään – tai kun sellainen halutaan ottaa käyttöön Huoneistotietojärjestelmään siirtymisen yhteydessä. Manuaalinen datan käsittely ja puuttuvien tietojen kerääminen vievät aikaa ja resursseja.
Pamiksen HTJ-siirtymää vauhdittaa hyvä suunnittelu ja resursointi
Vaikka Nousiainen pitääkin Huoneistotietojärjestelmään siirtymistä isona ponnistuksena, on työmäärä kuitenkin pysynyt maltillisena ja aikataulukin armollisena. Pamiksella työ etenee hyvässä tahdissa, vaikka siirtymä ei kaikilta osin vielä valmis olekaan. Satojen taloyhtiöiden asioista vastaavassa yrityksessä tekemistä riittää, ja siksi suunnittelu aloitettiin jo syyskuussa 2022.
“Pilotoimme syksyllä ensimmäisen yhtiön, sillä halusimme saada mahdollisimman hyvän kuvan siitä, miten prosessi menee ja kuinka paljon aikaa se oikeasti vaatii. Kaikki oli meille täysin uutta ensimmäistä siirtoa tehdessä, mutta pilotin avulla pystyimme suunnittelemaan realistisen aika-arvion ja resursoinnin”, Nousiainen kuvaa.
Pamiksella se tarkoitti tarvittavan lisähenkilöstön rekrytoimista ja projektitiimin perustamista. Näin varmistettiin, ettei isännöitsijöiden tai kiinteistösihteerien työaikaa kulu tietojen siirtämiseen, vaan asiakastyö voi jatkua ennallaan. Etenkin keväällä kiirettä luo taloyhtiöiden tilinpäätökset ja yhtiökokoukset. Lisäksi siirtymää helpottaa jo olemassa oleva isännöintijärjestelmä, jonka rajapinnan kautta osakeluettelo voidaan siirtää suoraan Huoneistotietojärjestelmään.
“Hausvise on tehnyt tämän meille todella helpoksi, sillä rajapinta vähentää manuaalista kirjoittamista merkittävästi. Toki tässä on pidettävä huolta, että isännöintijärjestelmästä löytyy oikeat tiedot jo valmiiksi. Viimeistään nyt ne kannattaa katsoa muutenkin kuntoon, sillä esimerkiksi jokaiselta osakkaalta tarvitaan joko henkilö- tai y-tunnus. Jos nämä puuttuvat, voi viedä aikaa saada tiedot jokaiselta osakkaalta”, Nousiainen vinkkaa.
Vaikka siirtymäaikaa on jäljellä vielä kuukausia, suosittelee Nousiainen käynnistelemään projektia viimeistään nyt. Ensiaskel on selvittää, mitä kultakin taloyhtiöltä tarvitaan siirtymän toteuttamiseen. Osakemerkintöjen tulee olla kunnossa ja hallitukseltakin tarvitaan päätös, jotta siirtymä on edes mahdollinen. Tekemistä riittää siis runsaasti jo ennen kuin dataa päästään varsinaisesti siirtämään uuteen rekisteriin.
“Ykkösvinkkini on, että nyt pikapikaa valmistelemaan omaa siirtymää. Tietojen saannissa voi mennä aikaa, joten niiden keräämiseen ei kannata havahtua liian myöhään. Kun osakasluettelo on onnistuneesti siirretty, pääsee osakas hakemaan huoneistonsa omistuksen rekisteröintiä. Vaikka sen tekemiseen on aikaa peräti kymmenen vuotta, kuuluu hyvään isännöintiin myös osakkaiden tiedottaminen ja pieni muistuttelukin”, Nousiainen kertoo.
Onko yrityksesi ottanut HTJ:n jo työn alle? Lue blogistamme lisää vinkkejä siirtymässä onnistumiseen: https://vismarealestate.fi/huoneistotietojarjestelma-tulee-nain-mahdollistat-helpon-siirtyman/
