Rajapintoja, digitaalisia kaksosia ja pääsynhallintaa: kiinteistönhallinta astuu nykyaikaan

Digitalisaatio on edennyt kiinteistöalalla melko verkalleen, mutta vääjäämättä. Jatkossa yhä useampi palvelu muuttuu sähköiseksi – ja kehittyy monia uusia, joista nyt on vasta haalea aavistus.

”Yksi perinteinen pullonkaula, johon digi tuo helpotusta, on ollut tilanne, jossa kiinteistö siirtyy hallinnoijalta toiselle”, Suomen kiinteistö- ja rakennusalan teknologiaan keskittyneen kasvuyritysyhteisön PropTechin hallituksen puheenjohtaja Mikael Långström sanoo. Hän vastaa myös eurooppalaista innovaatiota ja yrittäjyyttä edistävän EIT Digitalin pohjoismaisesta ekosysteemistä.

”Jos toimijoiden tietojärjestelmät ovat kovin iäkkäitä, niistä ei välttämättä löydy nykyaikaisia rajapintoja, jotka sallisivat kiinteistöön liittyvien dokumenttien sähköisen siirron”, Långström sanoo. 

Pahimmassa tapauksessa ”rajapintana” toimii paperi. 

”Vielä äskettäin suuri kiinteistöpalveluyritys sai dokumentaationa ostoskärryllisen asiakirjamappeja, kun se otti erään kiinteistön hallinnoitavakseen. Tiedot piti digitoida papereista yhtiön omiin järjestelmiin. Sama printtaus- ja skannausrupeama oli mahdollisesti taas edessä, kun kiinteistö siirtyi seuraavalle toimijalle”; Långström kuvailee. 

Nykyaikaiset kiinteistönhallinnanjärjestelmät päästävät paperipälkähästä. Niissä yleistyvät avoimet rajapinnat myös auttavat kiinteistöalan toimijoita tarvittaessa vaihtamaan järjestelmätoimittajaa. Lisäksi Huoneistotietojärjestelmän käyttöönotto vuoden 2023 loppuun mennessä antaa digiloikalle vauhtia.

”Ylipäänsä, kun tieto virtaa järjestelmien välillä paremmin, ruvetaan pääsemään kokonaisvaltaisempaan digitaaliseen kiinteistönhallintaan”, Långström sanoo. 

Digikaksoset tarvitsevat työkaluja

Yksi kiinteistöalalla odotettavissa oleva kehitysaskel on digitaalisten kaksosten nykyistä parempi hyödyntäminen. 

Uudiskohteen rakennuttaja saa nykyisin rakentajalta kohteen digitaalisen tietomallin. Siitä ilmenevät rakennuksen kaikki tiedot ja ominaisuudet, kuten sen geometria, materiaalit ja rakenteet. 

”Tänä päivänä ei ole kuitenkaan vielä kovinkaan hyviä ratkaisuja, joilla kiinteistön tilaaja pääsisi hyödyntämään tätä fyysisen kiinteistön digitaalista kaksosta”, Långström sanoo. Niinpä työkalujen puuttuessa digikaksonen ei päivity, kun fyysiseen rakennukseen tulee muutoksia, ja siitä tulee turha. Epäkurantti digikaksonen ei luo arvoa kiinteistön omistajalle.

Långström uskoo, että kiinteistönhallintaratkaisut tulevat jatkossa linkittymään digikaksoseen niin, että se pystyy aidosti palvelemaan esimerkiksi huoltomiestä. 

”Kun huoltomies saa vikailmoituksen, hän tyypillisesti ajaa kohteeseen toteamaan, että hänellä ei ole sopivaa varaosaa matkassa, ja ajaa ostoksille rautakauppaan ja takaisin korjaustöihin. Tällaisesta hukasta päästään eroon lähitulevaisuudessa, jos ja kun ajantasainen tieto kiinteistön osista ja rakenteista on heti saatavilla sähköisesti”, Långström sanoo. 

Tosin tähän ideaalitilanteeseen on vielä matkaa kuljettavana. Sen lisäksi, että työkaluja puuttuu, rakennuksen digikaksosista ei ole vielä olemassa de facto -standardia. 

”Digikaksosen hyödyntäminen on toistaiseksi sikälikin vaikeata, että rakentajat voivat toimittaa tietomallin lukuisissa erilaisissa formaateissa”, Långström sanoo. Hänen mukaansa meneillään on kuitenkin erilaisia kansallisia ohjelmia digikaksosten standardoimiseksi.

Asukkaat heräävät kiinteistödigiin

Taloyhtiöiden asukkaat voisivat Långströmin mukaan omalta osaltaan kiihdyttää digikehitystä.

”Asuminen on ollut pitkään hyvin samanlaista. Niinpä asukkaat eivät ole ehkä kuluttajina osanneet vaatia uudenlaisia, digitalisaation mahdollistamia palveluita”, Långström sanoo.

Tilanne on kuitenkin vähitellen muuttumassa. Yksi muutoksen tärkeä edellytys ja mahdollistaja on kotien pääsynhallinta, jonka arvon asukkaat alkavat ymmärtää.

”Olin aikoinaan tekemässä kyselytutkimusta, jonka mukaan ihmiset eivät todellakaan halua päästää vieraita kotiinsa, kun ovat itse poissa. Näin ajatellaan varmasti yhä, mutta murros on meneillään”, Långström sanoo. 

Muutokseen ovat osaltaan myötävaikuttaneet kotiin kuljetettavat paketit, joille ei pystytä takaamaan tarkkaa toimitusaikaa.

”Ihmiset eivät halua päivystää kotonaan tuntikaupalla paketin saapumista vaan alkavat ymmärtää, että kuriirille annettava kertakäyttöinen sisäänpääsykoodi helpottaisi omaa elämää merkittävästi”, Långström kuvailee. 

Pääsynhallinta mahdollistaisi myös ruuan toimituksen suoraan kotiin tai kiinteistön tiloissa sijaitsevaan pakettiautomaattiin. Sellaiset ovat Långströmin mukaan lähteneet jo yleistymään muiden Pohjoismaiden kasvukeskuksissa. 

”Muita aivan ilmeisiä pääsynhallintaan perustuvia palveluita voisivat olla esimerkiksi kotisiivous ja lemmikin ulkoiluttaminen”, Långström sanoo. 

Simppeleitä sateenvarjopalveluita

Olivatpa sitten asumisen tulevat hittipalvelut mitä tahansa, niiden olisi syytä löytyä kootusti ja helposti.

”Käyttäjät toivovat yhden kiinteistön palvelujen olevan yhdessä ratkaisussa. Siitä ei selvästikään tykätä, että jossain on vaikkapa kiinteistön pääsynhallintajärjestelmä, ja yhteiskäyttötilojen varaaminen täytyy tehdä toisaalla”, Långström sanoo. 

Ratkaisun olisi hyvä toimia nätisti eri alustoilla niin mobiilissa kuin tietokoneilla. ”Tänä päivänä on pystyttävä huomioimaan erilaiset käyttäjät ja tarjottava heille yhtenevää käyttökokemusta.”

Lisätietoa huoneistotietojärjestelmästä löydät myös Visma Real Estaten Näin valmistaudut Huoneistotietojärjestelmän tuloon – Webinaaritallenteesta

Lue Hausvisen blogista, miten nykyaikaiset asukassivut vaikuttavat oikein käytettyinä asukkaiden arkeen.