Digitaaliset järjestelmät kirittävät isännöintiä uuteen rooliin

Maailma muuttuu, ja isännöinti sen mukana. Jatkossa isännöitsijä on entistä vahvemmin taloyhtiön kumppani ja neuvonantaja, ja huolehtii kiinteistöjen arvon säilymisestä. Tämä on mahdollista, kun sähköisistä järjestelmistä otetaan kaikki hyöty irti.

Isännöintialan ammattilaiset haluavat löytää yhteisen tarkoituksen ja yhteisymmärryksen ja suunnitella tulevaa pitkällä tähtäimellä taloyhtiöiden kanssa. Tämä selviää Isännöintiliiton jäsentensä parissa tekemästä kyselystä.

”Kyselyn tulos ei yllätä, sillä asiakaskunnastamme on pitkään tullut tämän tyyppistä viestiä”, sanoo Business Development Director Mikko Hyvärinen Visma Real Estatelta.

Isännöitsijä haluaa olla taloyhtiön hallituksen kumppani ja neuvonantaja, joka luotsaa kiinteistönpitoa pitkäjänteisesti. Samalla yhteiskunta muuttuu ja digitalisoituu, ja asukkaiden tarpeet kehittyvät.

”On selvää, että asukkaat haluavat sähköisiä palveluja, ja niitä on heille tarjottava. Jatkossa isännöitsijän kautta kulkevien viestien määrä vähenee selvästi, mikä helpottaa työtä ja auttaa keskittymään olennaiseen”, Hyvärinen sanoo.

Fiksu tekeminen kasvattaa arvoa

Kun järjestelmä tehostaa ja automatisoi, isännöintitoimisto pystyy käyttämään aikansa fiksummin ja asioihin, jotka tuottavat enemmän arvoa. Esimerkiksi isännöitsijäntodistuksen voi nyt tilata sähköisesti, ja se maksetaan tilatessa. Tapa, jossa todistus haetaan isännöitsijältä, ja maksu hoidetaan laskulla jälkikäteen, on jäämässä historiaan.

”Suora tilaaminen ja maksu tilatessa vähentää tekemisen määrää, ja varmistaa, että maksu todistuksesta tulee mutkitta perille. Kun tällaisia arjen pieniä asioita kertyy paljon, vaikutus on lopulta iso”, Hyvärinen sanoo.

Eri tietojärjestelmien integraatiot ovat pitkä harppaus samaan suuntaan. Tieto saadaan automaattisesti viranomaisten järjestelmistä ja säästyy monta välivaihetta ja työtuntia. Samalla isännöitsijöiden harteilta putoaa vastuu tiedon oikeellisuudesta.

Kouluttaminen on investointi

Isännöintitoiminnan läpinäkyvyys on avain luotettavaan kumppanuuteen. Sähköinen asiointi tulee tässäkin avuksi. Taloyhtiöiden hallitus näkee verkkopalvelusta, mitä asioita on hoidettu ja mitkä ovat nyt hoidossa. Kuluerät ovat paremmin ja ajantasaisemmin tiedossa.

”Sähköiset palvelut luovat avoimuutta – ja kasvattavat samalla laatuvaatimuksia, kun taloyhtiöillä on näkymä siihen, miten asioita hoidetaan. Mutta kun homma sujuu, asiakkaat ovat tyytyväisiä ja keskustelu voi siirtyä yksityiskohdista laajempiin kokonaisuuksiin”, Hyvärinen toteaa.

Tampuurin ja Hausvisen kaltaiset digitaaliset järjestelmät auttavat rakentamaan asukkaiden ja osakkaiden tyytyväisyyttä. Mutta otetaanko niistä nyt kaikki irti?

”Käyttöä on vielä varaa tehostaa. Usein järjestelmä kyllä hankitaan, mutta niistä ei saada koko potentiaalia käyttöön. Osa toiminnoista voi jäädä käyttämättä, tai käyttäjiä ei kouluteta riittävästi järjestelmän tehokkaaseen hyödyntämiseen”, Hyvärinen kertoo.

”Perehtyminen ja kouluttaminen on investointi siinä missä järjestelmän hankkiminen, ja satsaus tulevaisuuteen.”

Otatko järjestelmästä kaiken hyödyn irti? Lue Hausvise blogista Petri Harjulan ajatukset järjestelmän ja toimintatapojen muutosten yhteistyöstä: https://hausvise.fi/2022/11/08/isannointijarjestelman-kayttoonotto-on-muutakin-kuin-tekninen-harjoitus/