Muutostenhallinta ja älykäs automaatio

Älykäs automaatio (Intelligent Automation = IA) kuvaa toimintamallia, jossa kone avustaa ihmistä automatisoimalla perinteisesti ihmisen tekemiä työtehtäviä kehittyen siinä jopa ihmistä paremmaksi. Keinoina tässä ovat mm. ohjelmistorobotiikka (RPA), älykäs työnkulku (smart workfow) ja koneoppiminen (ML). IA-mallia käyttöönotettaessa olennaista on oikea teknologian valinta (lue miksi päädyimme Kofaxiin), mutta jatkuvassa kehityksessä ja hyötyjä haettaessa korostuu erityisesti organisaation tapa toimia ja omaksua uusia mahdollisuuksia. Teknologinen kyvykkyys luo pohjan, ihmiset ja tapamme toimia määrittävät lopulliset hyödyt.

Knoster-malli kuvaa viittä eri muutoksen kannalta olennaista tekijää: visio, taidot, motivaattorit, resurssit ja suunnitelmat. Malli pyrkii havainnollistamaan muutosta hidastavat tai estävät tekijät, lisäksi se kuvaa hyvin mitä tapahtuu, jos jokin edellä mainituista palasista puuttuu:

Nämä tutut osa-alueet tulevat vastaamme myös digitalisaation muovatessa ympäristöämme ja tapaamme toimia. Joudummekin vastaamaan seuraavan kaltaisiin kysymyksiin:

• Mitä mahdollisuuksia uusi teknologia tuo, minne voimme mennä? – Visio
• Miten opimme ja säilytämme riittävän osaamisen, kenen kanssa toimimme? – Taidot
• Löytyykö automatisaatiosta aitoja hyötyjä, miten organisaatiomme suhtautuu? – Motivaattorit
• Koska ehdimme kiireeltämme, löytyykö maksaja? – Resurssit
• Miten toimia, jotta etenemme järkevästi ja tehokkaasti? – Suunnitelma

Omassa lähestymistavassamme olemme yhdistäneet teknologian ja muutoshallinnan parhaisiin käytäntöihin sekä toimintamalleihin. Tavoitteenamme onkin nopeuttaa hyötyjen kotiuttamista ja helpottaa osaltaan muutosten hallintaa niin lyhyellä kuin pitkälläkin tähtäimellä. Samalla voimme välttää sudenkuoppia ja tuoda parhaat käytäntömme osaksi asiakkaittemme olemassa olevia toimintamalleja.

Mutta miten lähteä liikkeelle uuden teknologian kanssa? Ohessa kolme vinkkiä:

• 1) Lähde liikkeelle pilotilla.
  
  a) Teknisen toimivuuden pitää tänä päivänä olla itseisarvo, ei enää testattava asia.
  b) Keskity tapaan tehdä robotteja, oppimiseen, nopeuteen, kyvykkyyksiin ja toimintamalleihin.
  c) Jos et tiedä, mistä lähteä liikkeelle, kysy asiantuntijalta ja ideoi: kyse ei ole rakettitieteestä.
  d) Edellytä konkretiaa ja selkeää jatkosuunnitelmaa.

• 2) Aloita hallintomallin rakentaminen ja mukauta kumppanin metodologiat osaksi omaan toimintaasi.
  
  a) Valitse sinulle sopiva ja osaava kumppani sekä oikeat henkilöt liiketoiminnastasi ja ICT:stä.
  b) Älä keksi pyörää uudelleen, vaan hyödynnä kumppanin osaaminen ja parhaat toimintamallit.
  c) Käyttöönota malli roboprosessien arviointiin, valintaan ja saavutettujen hyötyjen todentamiseen.
  d) Huomioi myös keskitetty valvonta, ylläpito, versiohallinta, tietoturva sekä KPI-mittarit.
  e) Muista, että kyse ei ole projektista, vaan jatkuvasta kehittämistyöstä.

• 3) Vakiinnuta toiminta ja opi lisää.
  
  a) Todennat hyödyt ja laajenna käyttöä.
  b) Opi, kouluta ja jaa menestystarinoita.
  c) Pilotoi uusia kognitiivisia teknologioita.
  d) Kehitä toiminta- ja hallintomalliasi.
  e) Tarkenna visiotasi.
  f) Laajenna käyttö koskemaan koko yritystä.

Ohjelmistorobotiikka ja koneoppiminen ovat jo arkipäivää, eikä tulevaisuudessa tekninen kehitys enää koskaan etene yhtä hitaasti kuin tänä päivänä. Huomaa tarttua hetkeen, sillä mitä myöhemmin lähdet muutokseen mukaan, sitä enemmän annat etumatkaa kilpailijoillesi.

Kirjoittaja: Jorma Messo